Кассовая книга для ИП - как ее вести и обязательно ли это?

Кассовая книга для ИП — как ее вести и обязательно ли это?

 

Вступивший в силу 01.01.12 г. нормативный акт Банка России, который определяет порядок ведения кассовых операций (Положение 373-П от 12.10.11 г.), принес много изменений, касающихся вопросов кассовой дисциплины. Причем в отличие от юридических лиц, для индивидуальных предпринимателей это Положение внесло много сложностей и вопросов. Например, нужна ли кассовая книга для ип, как обозначить «место для осуществления кассовых операций», как разделить личные средства и кассу индивидуального предпринимателя?

На какие группы ИП распространяется Положение о ведении кассовых операций?

• все индивидуальные предприниматели, независимо от выбранной системы налогообложения, имеющие расчетный счет в банке, и сдающие на него выручку от предпринимательской деятельности или личные средства, или расходующие для собственных или деловых нужд.
• все индивидуальные предприниматели, независимо от выбранной системы налогообложения, не имеющие расчетный счет в банке, но которые регулярно принимают выручку от предпринимательской деятельности в денежных средствах и регулярно расходуют ее для личных или деловых нужд.
• все ИП, независимо от выбранной системы налогообложения и наличия счета в банке, но которые периодически принимают выручку в виде наличных денежных средств.
• все ИП, независимо от выбранной системы налогообложения и наличия расчетного счета в банке, производящие расходы наличностью (не зависимо от регулярности выполнения этой операции).
• все ИП, независимо от выбранной системы налогообложения, которые снимают со своего счета в банке наличные денежные средства и пополняют счет наличными денежными средствами (не выручкой).

Обязан ли ИП вести кассовую книгу?

Все индивидуальные предприниматели, осуществляющие операции с наличными денежными средствами, не зависимо от того, на какой системе налогообложения находятся, обязаны: вести кассовую книгу, выписывать кассовые ордера (расходные и приходные), установить лимит остатка кассы и строго соблюдать его. Как вести кассовую книгу ИП подробно описано в Положении 373 от 12.10.11 г. в Главе 5. Все выписанные в течение дня приходные и расходные ордера должны вписываться в кассовую книгу. По окончании каждого рабочего дня, после закрытия кассы, выводится остаток в кассе денежных средств. Остаток этот не может превышать, установленный Лимит, вся наличность свыше этого лимита должна быть сдана в банк.

Оставить в кассе наличность сверх определенного Лимита индивидуальный предприниматель имеет право, только если рабочий день для ИП оказался выходным днем у банка, а также в день произведения выплаты заработной платы нанятым работникам. Если индивидуальный предприниматель не установил лимит остатка кассы, то автоматически этот лимит будет равняться 0.

Чтобы ИП мог выполнить требования Положения 373-П по сдаче наличности сверхлимитного остатка, ему нужно в тот день, когда такой остаток образовался, просто самому себе выдать расходный ордер на сумму превышения. В графе «основание» нужно указать причину: «выплата денежных средств на покупку товара» или «выплата денежных средств ИП для личных нужд». Индивидуальный предприниматель имеет право также выписать расходный ордер и на сумму, которая больше, чем сверхлимитный остаток. В зависимости от условий работы предпринимателя, он может ежедневно забирать всю сумму наличности из кассы таким образом, или периодически.

Кстати, кассовая книга при енвд ИП также должна вестись, равно, как и выписываться природные и расходные кассовые ордера, составляться отчеты кассира.

Оформление приходных и расходных кассовых ордеров

Любое поступление в кассу должно сопровождаться оформлением приходного кассового ордера. В частности, приходным ордером оформляется:

• поступление в кассу ИП наличных денежных средств, полученных в банке с расчетного счета. Основание для оформления ордера возможно такое: «Приход средств с расчетного счета»;
• выручка от осуществления предпринимательской деятельности. Целесообразно оформлять один приходный ордер в конце дня на все суммы, поступившие в течение этого дня. Если ИП применяет ККТ (контрольно-кассовую технику), то приходный ордер оформляется на основании контрольной ленты, которая изымается из ККТ. Если же ККТ не применяется индивидуальным предпринимателем, то приходный ордер выписывается на полную сумму выручки, полученную в течение рабочего дня;
• внесение ИП собственных наличных денежных средств для ведения текущей деятельности;
• возврат в кассу наличных средств, выданных работнику под отчет, но не использованных им.

Любой расход наличных денежных средств должен сопровождаться оформлением расходного кассового ордера. Расходовать выручку от реализации товаров (работ) ИП имеет право только на определенные цели. Список этот ограничен, он включает в себя:

• заработную плату;
• командировочные расходы;
• выплаты страховых возмещений;
• стипендию;
• оплату за товары (услуги, работы);
• выплату за оплаченный, а затем возвращенный покупателем товар (работу).

Фактически такой строгий список не позволяет ИП тратить на свои личные цели наличные средства из кассы. Однако, как собственник, предприниматель имеет право изымать из кассы денежные средства (и выручку в том числе) и на свои личные нужды. И никакие контролирующие органы не имеют права отслеживать направление расходования наличных денежных средств на собственные нужды ип.

Расходными ордерами оформляются:

• выручка от осуществления предпринимательской деятельности, изымаемая из кассы для зачисления на расчетный счет в банке;
• выдача наличных средств для оплаты товаров или услуг, необходимых для осуществления предпринимательской деятельности, например, для покупки товаров, для оплаты за электроэнергию или воду и т.д.;
• выдача наличных средств работнику под отчет для осуществления расходов, связанных с предпринимательской деятельностью;
• снятие наличных денежных средств самим ИП для личных целей. В расходном ордере в таком случае указывается основание: «Выдача денежных средств предпринимателю на личные нужды».

О тонкостях кассовой дисциплины смотрите на видео ниже:

Как ИП заполнить кассовую книгу?

Форма кассовой книги (№КО-4) утверждена постановлением Госкомстата России№88 от 18 августа 1998 года. Вести книгу юридические лица и индивидуальные предприниматели имеют право как в бумажном, так и электронном виде. Если книга ведется в бумажном виде, то до начала работы, все листы должны быть обязательно пронумерованы, затем книга сшивается и опечатывается печатью, а также заверяется подписью директора и главного бухгалтера (если он есть). Все эти действия нужны для того, чтобы не было возможности изымать из кассовой книги листы.

Все записи в кассовой книге обязательно ведутся в 2-х экземплярах. Один экземпляр заполняется шариковой ручкой и остается в книге, а второй экземпляр отрывной, он получается в результате заполнения первого через копировальную бумагу. Вторые экземпляры представляют собой отчет кассира, и должны храниться в отдельной папке. В кассовой книге не допускается никаких подчисток и исправлений. Если была допущена ошибка, неправильное число или слово нужно аккуратно зачеркнуть, рядом сделать верную запись и заверить подписью кассира.

Кассовую книгу ИП должен вести, подчиняясь общим правилам, как и для организаций любых других форм собственности. У индивидуального предпринимателя может быть только одна кассовая книга.

Заполнение кассовой книги по строчкам:

• в строчке «Номер документа» проставляется номер приходного или расходного ордера по порядку;
• в графе «От кого получено или кому выдано» проставляется название фирмы или ФИО физического лица, которые сдают или получают наличные средства. Здесь же нужно кратко описать содержание осуществленной операции;
• в графе «Номер корреспондирующего счета, субсчета» проставляется номер из плана счетов бухгалтерского учета, который корреспондирует со счетом 50 Касса;
• графа «Приход» отражает сумму денежных средств, полученную по приходному ордеру;
• графа «Расход» отражает сумму денежных средств, выданную по расходному ордеру;
• в графе «Итого за день» проставляется итоговые суммы отдельно по приходным и расходным ордерам.
• графа «Остаток на конец дня» рассчитывается по формуле, как сумма прихода за день и остаток на начало дня, за вычетом расхода за день.

Существует 2 варианта заполнения кассовой книги:
1) При вертикальном расположении страниц. При таком варианте вся информация по кассовому дню находится на одной странице. Отчет кассира составляется любым из двух способов:

• между двумя листами кассовой книги располагается копировальный лист, и через него производится запись шариковой ручкой. Первый лист остается в кассовой книге, а второй – отрывается и служит отчетом кассира.
• отчетом кассира является чистый лист (вкладной). Записи на чистом листе ведутся через копирку.

2) При горизонтальном расположении страниц. При таком варианте страница книги разделена на 2 равные части. Одна часть, имеющая горизонтальные линейки, считается первым экземпляром. Вторая часть является вторым экземпляром, она отрывная и служит отчетом кассира. Нужно учесть, что и одна и вторая часть листа кассовой книги имеет один и тот же номер.

Скачать бланк для заполнения кассовой книги ИП.

https://www.youtube.com/watch?v=XS4b5KwXWTI

Вернуться к оглавлению

Ответственность индивидуального предпринимателя за неправильное ведение кассовой дисциплины

Соблюдение кассовой дисциплины у индивидуальных предпринимателей проверяют налоговые органы. К предпринимателям могут быть применены административные взыскания в размере от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб. за такие нарушения:

• произведение расчетных операций наличными средствами с юридическими или физическими лицами свыше установленного законодательством размера (на сегодняшний день этот максимальный размер составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора);
• не оприходование или неполное оприходование в кассу наличных денежных средств. Другими словами за не составление приходных и расходных кассовых ордеров и не ведение кассовой книги ип.
• хранение в кассе наличных денежных средств сверх установленного лимита.