Какие кадровые документы являются обязательными для ИП?

Какие кадровые документы являются обязательными для ИП?

 

Обязательные кадровые документы ИП должны быть составлены в соответствии с действующим трудовым законодательством. Правила составления и ведения кадровой документации должны выполняться не только государственными организациями, но и индивидуальными предпринимателями. Когда кадровая документация ведется в соответствии с установленными нормами, у бизнесменов не возникает недоразумений с набранным штатом сотрудников, особенно если случаются трудовые споры.

txt1_ads()

Для чего составляется кадровая документация

Но главное, когда контролирующие органы проверяют предприятие, хозяин будет спокоен, если все учетные документы подтверждают, что все хозяйственные операции по осуществлению предпринимательской деятельности ведутся добросовестно и не выходят за рамки закона.

Отчет приходится держать и перед трудовой инспекцией, Пенсионным фондом и другими контролирующими органами. Вполне объяснимо, что всякая индивидуальная деятельность направлена на получение прибыли, и государство не остается в стороне, контролируя предпринимателей, требуя от них в законодательном порядке грамотно составленных бухгалтерских и кадровых документов для ИП. Их состав всецело может меняться в зависимости от деятельности предприятия и всех условий, в которых работают сотрудники.

Индивидуальное предприятие уравнено на сегодняшний день с остальными предприятиями в трудовых правоотношениях, потому кадровые документы в нем обязательны в полном составе и должны быть юридически правильно оформлены.

Какие кадровые документы нужно иметь

Какие кадровые документы должны быть у ИП? Перечень нужных кадровых документов ИП не очень большой. Представленный список не зависит от выбранной формы налогообложения. У всех предпринимателей обязаны быть такие документы, касающиеся кадров:

• правила, разработанные для внутреннего распорядка;
• штатное расписание;
• журналы регистрации, где отмечаются сведения о различных справках, выдаваемых работникам.
• трудовые договоры, заключенные с подчиненными;
• табель, в котором учитывается время работы каждого сотрудника;
• положения и различные инструкции с зафиксированными сведениями об оплате за все проделанные работы, о защите индивидуальных данных каждого сотрудника;
• коллективный договор;
• данные о дополнительных финансовых выплатах и премиях;
• личная карточка каждого наемного работника и его трудовая книжка;
• отдельная книга, в которую вносятся все передвижения трудовых книжек и вкладышей (в том случае, если они прилагаются);
• книга учета, в которой указаны даты, когда выдавались бланки трудовых книжек;
• составленный график отпусков;
• инструктаж по охране труда и журнал, где отмечается, что каждый сотрудник был ознакомлен с правилами, касающимися охраны труда;
• журнал, в котором регистрируются все приказы;
• другие документы на работника ИП.

Этот список возможно продолжить только тогда, когда специфика производства работодателя потребует новых обязательств и возникнет необходимость оформления непредвиденных новых документов.

Для дальнейшей работы, чтобы не возникало никаких трений между руководителем и работником, необходимы кадровые документы, которые облегчают работу всего коллектива. К ним приравниваются:

1. Должностная инструкция для тех работников, у которых в трудовом договоре не прописаны четко их должностные обязанности, но имеется отсылка на определенную должностную инструкцию.
2. Составленные графики, указывающие, какой сотрудник работал в какое время суток, если рабочий процесс состоит из смен.
3. Учет сотрудников, которые имеют ненормированный рабочий день. В ведомости должны быть указаны должности.
4. Договоры с данными об общей либо индивидуальной материальной ответственности работника/работников. Но это в том случае, если штат состоит из материально ответственных лиц.
5. Журналы учета, подтверждающие, что работники прошли медицинское освидетельствование и медосмотр показал, что данный сотрудник здоров.
6. Особое положение, которое предупреждает об ответственности за соблюдение коммерческой тайны. Такое положение при необходимости включают и в трудовой договор.
7. Положение о денежных вознаграждениях.

Какой формы нужно придерживаться

Бизнесмены вправе оформлять кадровые документы по определенным формам, установленным законом, но они могут это сделать и произвольно. Это зависит от отношений, регулирующихся документами, деятельности предприятия, условий труда.

Приказ, составленный в свободной форме, не нарушает трудовое законодательство, права работников при этом не пострадают, если документ будет со всеми реквизитами, распоряжения составлены грамотно, четко и полно. Каждый работник должен быть вовремя ознакомлен с приказом. Но такая форма может вызвать затруднения с налоговым инспектором, так как есть вероятность нарушения правил учета доходов/расходов. Поэтому придерживаться унифицированной формы все же удобнее.

Документ, который регламентирует оформление большего числа кадровых документов, — это постановление Госкомстата РФ.

Индивидуальный предприниматель, когда принимает людей на какую-либо определенную должность, возлагает на себя большую ответственность за их нормальное состояние на предоставленном рабочем месте. Точно так же он отвечает и за те документы, которые ему были доверены и которые существуют на предприятии. Они должны храниться правильно, с учетом сроков, которые определяют законы и акты государства.

Предпринимателю не вменяется создавать бухгалтерию, как на государственном предприятии, но документооборот и налоговый учет должны быть в идеальном порядке. Чтобы бизнес процветал, конечно, не обойтись без профессионального персонала, высококлассного оборудования, но если не налажена организация ведения документации, многие фирмы из-за этого терпят фиаско.

Если кадровая документация отсутствует вовсе, проверяющим органам невозможно оценить трудовую деятельность предприятия, а у работника могут возникнуть большие проблемы, когда, например, потребуется начислять пенсию. Поэтому отсутствие этих бумаг, возможно, расценят как нарушение законодательства о труде.

Ошибки при оформлении кадровой документации расцениваются контролирующими органами как нарушение трудовых прав работающих на частном предприятии.

Такие ошибки приводят к административной ответственности.

https://www.youtube.com/watch?v=BKbg9W3qNEM

ИП, которые допускают неправильные условия хранения, ведения, учета либо использования документов, нарушение норм, с помощью которых регулируется их получение, обработка и защита персональных данных каждого работника, привлекаются к дисциплинарной или материальной ответственности.