Электронная отчетность в ПФР - в Пенсионный фонд больше ездить не нужно
Электронная отчетность в ПФР — в Пенсионный фонд больше ездить не нужно
Многие организации уже давно пользуются удобством, которое предоставляет возможность отправки всей отчетности в налоговую инспекцию по телекоммуникационным каналам (электронной почте). С недавних пор на подобную схему работы перешел и Пенсионный фонд РФ. Теперь электронная отчетность в ПФР может быть отправлена любым предпринимателем, которому подходит данный вариант взаимодействия с фондом.
txt1_ads()
Толчком к принятию решения о введении электронного документооборота послужил тот факт, что отчетность, по сути, предоставляется в ПФР четыре раза в год, и объем предоставляемой документации растет год от года, также как и количество времени, затрачиваемое на подачу и проверку, и страхователями, и сотрудниками ПФР.
Введение системы электронного документооборота позволяет существенно уменьшить затраты времени и сил на прием и обработку отчетов со стороны сотрудников ПФР, а также на оформление и подготовку со стороны организаций. Кроме того, передача отчетов электронным путем происходить своевременно и оперативно, что позволяет избегать нарушения сроков предоставления документации.
Как отправлять электронную отчетность
Для того чтобы предприниматель мог воспользоваться указанным способом подачи документов, необходимо обратиться в государственные органы и заключить соглашение с ПФР об электронной сдаче отчетности. После этого необходимо у сертифицированного партнера – оператора (список выдают в ПФР) приобрести и установить программное обеспечение на рабочий компьютер, с помощью которого и будет происходить передача данных.
А также вам будут выданы на руки криптографические средства защиты – цифровая подпись и электронный ключ, они предоставляют гарантию того, что все подаваемые документы – подлинные и не могут быть изменены ни одной из сторон без согласия другой. Заверять документы, подаваемые в электронном виде, подписью необходимо в любом случае, даже если вы не посылаете отчетность электронной почтой, а приносите ее на цифровом носителе в отделение ПФР.
Итак, в целом весь процесс подготовки и отправки документации электронным путем делится на несколько этапов. Во-первых, абонент-предприниматель создает необходимые файлы, оформляет их в соответствии с установленным порядком, проверяет на верность при помощи нужной функции программы ПФР, а затем и антивирусной программой. Далее при отсутствии ошибок отчетность заверяется цифровой подписью и шифруется ключом, после этого данные можно отправлять.
Чего ждать после отправки
После того, как электронная отчетность в Пенсионный фонд поступит ответственному сотруднику, предприниматель должен ожидать вынесения решения в течение двух дней. По итогам рассмотрения от местного органа ПФР поступает соответствующее извещение о том, что документация принята, либо о том, что не принята. Если извещения нет, следует обратиться по окончании указанного выше срока в территориальный орган и выяснить причину.
Если вам поступило уведомление об отказе с перечислением причин, послуживших основанием для принятия такого решения, то необходимо предпринять следующие действия.
- Устранить указанные в извещении причины и повторно выслать электронную отчетность.
- Получить извещение о принятии отчетности от ПФР.
- После шести дней, отведенных на проверку, получить из ПФР протокол контроля отчетности в шифрованном виде, заверенный электронной подписью внебюджетного фонда.
- Подписать протокол со своей стороны и отправить его вновь в территориальный орган ПФР, а свой экземпляр поместить в архив.
В случае положительного решения нужно делать все, то же самое, кроме первого пункта. Отправляете, дожидаетесь уведомления о принятии и ждете протокола.
Если по результатам проверки сотрудники ПФР выявили ошибки в предоставленной вами электронной отчетности, тогда их также нужно устранить, переработать документ и отправить вновь.
Главное, уложиться в отведенные законодательством сроки, для чего не следует отправлять отчет в последний день сдачи документов.
Факт предоставления всей необходимой, правильно оформленной отчетности, как и дата, устанавливаются на основании извещения (уведомления) о приеме этой самой отчетности, подписанного электронной подписью ПФР.
Преимущества использования электронного документооборота
Как уже было сказано выше, среди плюсов ключевым является возможность при предоставлении электронной отчетности снизить временные затраты на ее подготовку и проверку.
Кроме того, значительно снижается влияние на формирование документов человеческого фактора, все возможные ошибки можно выявить еще на этапе проверки силами установленного программного обеспечения.
А если что-то было выявлено позднее, то исправление и повторная отправка занимают гораздо меньше времени, чем когда предприниматель отправляет отчетность в бумажном виде по почте. При выявлении ошибок в документации, поданной таким путем, с момента получения и проверки до уведомления абонента-предпринимателя и высылки исправленного варианта проходит значительное время, и в итоге, организация может просто не уложиться в отведенные законом сроки.
К тому же, у ПФР отсутствует возможность, как проинформировать такого предпринимателя обо всех изменениях в пенсионном законодательстве или в формах текущей отчетности, так и получить от него соответствующие действительности сведения о пенсионных правах застрахованных лиц, без которых нельзя произвести точный перерасчет.
Если вы перешли на обслуживание в другое отделение ПФР, соглашение об осуществлении электронного документооборота нужно заключать повторно, так как базы данных в каждом из них отдельные, и сведения из других отделений не поступают. Во избежание проволочек, сначала рекомендуется подавать документы в бумажном виде или на цифровом носителе, а в электронном виде через сеть Интернет предоставлять отчетность только в следующий период.
На данный момент большое количество страхователей уже предоставляют отчетность в Пенсионный Фонд РФ в электронном виде. Однако речь идет, в основном, о крупных и средних компаниях с персоналом более 50 человек, более мелкие организации пасуют перед необходимостью достаточно высокой оплаты оператору за пользование программой и пересылку документации в адрес ПФР по зашифрованному каналу. Однако руководство ПФР не исключает вероятности создания в скором времени аналогичного программного обеспечения для всех страхователей, функционирующего на безвозмездной основе.
Развитие этого направления во взаимодействии организаций и ПФР позволяет усовершенствовать существующие процедуры подачи и проверки отчетной документации. В конце концов, предпринимателю будет достаточно заглянуть в личный кабинет, чтобы в течение нескольких минут не только отправить всю необходимую отчетность, но и просмотреть информацию обо всех собственных обязательствах по оплате, а также проверить, все ли правильно учтено сотрудниками территориального органа ПФР.
А для закрепления полученной информации предлагаем ознакомиться с видео по сдаче отчетности в ПФР.
https://www.youtube.com/watch?v=ugqfttIFOTU
Сотрудники Пенсионного фонда заинтересованы в расширении клиентской базы электронного сервиса обмена документами, получить консультацию можно в местном отделении или же на сайте ПФР в сети Интернет.