Учет бланков строгой отчетности для ИП

Как ведется учет БСО для ИП?

 

Платежные документы — неотъемлемая часть малого бизнеса. Поэтому учет БСО для ИП становится одним из главных требований при ведении хозяйственной деятельности. Любые денежные поступления при оплате наличными или с помощью пластиковой карты должны фиксироваться с помощью контрольно-кассового аппарата, что не всегда удобно. Особенно при разъездном характере работы предпринимателя. Наличие кассового аппарата предполагает его техническое обслуживание, специальную регистрацию, регулярную покупку расходных материалов. Эти нюансы были учтены при разработке законодательства. Чтобы частично облегчить ведение дел для мелких предпринимателей, государство допускает использование специально разработанных документов для ведения отчетности.

txt1_ads()

Существуют общепринятые формы таких бумаг. Но закон не запрещает гражданину, ведущему предпринимательскую деятельность, разрабатывать свои варианты, наиболее подходящие для его бизнеса. Однако есть минимальный набор требований к информации, которая должна быть отражена в БСО:

1. Название, серия и номер документа.
2. ФИО индивидуального предпринимателя.
3. ИНН.
4. Вид и стоимость услуги.
5. Сумма проведенной оплаты (наличными или пластиковой картой).
6. Дата проведения расчетов.
7. ФИО, должность и подпись сотрудника, ответственного за БСО.
8. Печать ИП.

Если документы строгой отчетности были изготовлены в типографии типовым способом, то в них должна присутствовать информация об изготовителе, его адресе, ИНН, номере и дате заказа, годе печати и объеме тиража.

Несмотря на то что государство позволяет бизнесмену разрабатывать форму бумаг для ведения отчетности, изготовить их на обычной копировальной технике невозможно. Требования к печати такой документации с помощью автоматизированных систем требуют сохранения серии и номера каждого бланка и всех операций с ними в течение 5 лет. Такая техника стоит дорого и совсем не окупает себя.

Требования к хранению отчетных документов

Поскольку документы, необходимые для ведения отчетности, являются подтверждением прозрачности всех финансовых операций предпринимателя, они подлежат строгому учету. Для этого разработан ряд специальных требований. Учет бланков строгой отчетности ИП предполагает назначение ответственного лица, которое в присутствии председателя и членов специальной комиссии принимает документы, поступающие из типографии. Этот сотрудник должен сверить количество, серию и номера бланков с накладными поставки. Все действия должны быть зафиксированы в акте, который становится основанием постановки документов на учет. Прием-передачу документации фиксируют в книге учета БСО для ИП.

Бланки строгой отчетности материально ответственное лицо обязано хранить в специально отведенном месте. Это может быть несгораемый шкаф, сейф или отдельное помещение, которое опечатывается ежедневно после окончания работ. Для предотвращения несанкционированных действий с отчетной документацией доступ к ней может иметь только ответственный, назначенный специальным приказом индивидуального предпринимателя. А для выдачи бланков другим лицам и сотрудникам каждый раз составляется отдельный акт приема-передачи.

Он может содержать информацию о количестве и номерах бланков, а также о сроке, на который бумаги выданы.

Списание документов строгой отчетности происходит в двух случаях: по истечении 5 лет хранения (для копий бланков и отрывных корешков) и в случае порчи самого бланка или изменения реквизитов ИП. Для уничтожения этих документов составляется акт списания, все действия осуществляются в присутствии комиссии, назначенной приказом предпринимателя. А списание, поступление и расходование каждого документа должно быть зафиксировано в журнале строгой отчетности для ИП.

Как заполнить книгу учета для ИП?

Каждый индивидуальный предприниматель обязан вести учет отчетных документов и фиксировать их поступление, выдачу и списание в специальном журнале, который принято называть книгой учета бланков строгой отчетности. Специально утвержденной формы не существует. Образец заполнения этого журнала гражданин может разработать самостоятельно или заказать предложенные варианты. Однако существуют некоторые рекомендации и требования по оформлению и ведению учетной книги.

Перед заполнением книги учета БСО ИП должен пронумеровать каждую ее страницу. После этого книга прошивается и пломбируется. Пломба должна быть заверена предпринимателем и содержать информацию о дате заверения. На страницах журнала необходимо оставить место для проставления даты, печати и подписи ИП, которые будут нужны после заполнения информации о действиях по приему-выдаче бланков строгой отчетности.

В книгу учета не требуется вносить данные по каждой денежной операции, а только по количеству полученных из типографии и выданных ответственным лицом бланков. Каждый прием и выдача бланков строгой отчетности должны быть зафиксированы в журнале учета материально ответственным лицом с указанием количества, номеров, ФИО выдающих и принимающих лиц, которые подтверждают свои действия подписями. Неверно заполненные бланки должны быть перечеркнуты и прикреплены в книге учета к странице, заполненной в соответствующий день.

Ответственность за нарушения при ведении учета

Ответственность за потерю бланков строгой отчетности не предусмотрена, но работодатель в лице предпринимателя может применить взыскание к сотруднику, который допустил подобную ситуацию. Для выявления всех неточностей и погрешностей в ведении отчетности должна проводиться систематическая инвентаризация бланков строгой отчетности, сверка соответствия записей книги учета с реальным положением дел.

Индивидуальный предприниматель может использовать БСО только при расчетах с такими же индивидуальными предпринимателями или физическими лицами, которым оказываются какие-то услуги.

Расчеты с юридическими лицами по бланкам строгой отчетности запрещены. ИП не обязан проверять статус лица, пользующегося его услугами, но если это лицо официально представляет организацию и заключает соответствующий договор, применение БСО будет серьезным нарушением.

https://www.youtube.com/watch?v=y72TFX45o18

Заверять или регистрировать журнал учета бланков строгой отчетности в налоговом ведомстве не нужно. Для тех, кто пользуется программой 1С, есть возможность формировать страницы книги с необходимой информацией автоматически.

Каждый индивидуальный предприниматель должен быть готов предоставить этот документ по требованию.

Отсутствие книги учета БСО или грубые нарушения при ведении отчетности влекут за собой штрафы от 10 000 до 30 000 руб. в зависимости от длительности периода, в котором были допущены нарушения.

https://www.youtube.com/watch?v=smDI6R2pa6Q

Но при правильном подходе учет БСО помогает предпринимателю избежать трудностей и дополнительных расходов, связанных с использованием контрольно-кассовой техники.