Как и где осуществляется хранение документов ип?

Как и где осуществляется хранение документов ип?

 

При хранении документов ИП необходимо выполнять ряд установленных законодательством требований. Таковые регламентируют длительность этой процедуры, заполнение соответствующей отчетности и способы проверки бумаг. Через определенный промежуток времени местный распорядительный орган, налоговая инспекция или иной сопричастный орган, осуществляющий регулирование работы ИП, может провести проверку предпринимателя.

txt1_ads()

За невыполнение требований хранения документов предусмотрена административная ответственность. Относительно либеральная форма наказания не должна погружать субъекта хозяйствования в ложное спокойствие. Если во время проверки будет установлен факт нарушения сроков хранения бухгалтерских документов ИП, речь будет идти об уголовном наказании. Все зависит от следующих фактов:

• имелся ли злой умысел в деяниях ИП;
• нарушены ли сроки хранения исключительно в силу халатности;
• могли ли утраченные документы изобличать противоправные действия;
• прочее.

Меру и степень вины устанавливает проводящий проверку государственный орган. В случае несогласия с вынесенным постановлением индивидуальный предприниматель имеет право обжаловать это в установленном законом порядке.

Правила и определения

Для выполнения минимально необходимого срока хранения документов индивидуального предпринимателя необходимо обратиться к закону. Регламентирует данный вопрос Налоговый кодекс и правила бухгалтерского учета и контроля. Налоговые органы требуют хранить все бумаги не менее 4 лет. На 1 год больше необходимо беречь бухгалтерскую документацию.

При этом здесь действует правило сложения сроков — больший промежуток времени всегда поглощает меньший. В результате общий срок хранения составляет не менее 5 лет. Иная продолжительность может устанавливаться для некоторых видов документов. При этом нововведения не распространяются на уже существующие на момент принятия законодательного правоотношения.

В целом при хранении документов ИП руководствуются нормами действующего законодательства, касающихся конкретных бумаг. Правоустанавливающие бумаги, содержащие информацию об основателях юридического лица и всю сопутствующую информацию, необходимо положить в отдельную папку. Бумаги используются для ведения финансово-хозяйственной деятельности и получения различных услуг в государственных органах. До момента фактического прекращения деятельности папку необходимо хранить.

Строгая отчетность юридического лица

Бумаги, непосредственным образом отражающие финансово-хозяйственную деятельность ИП, носят характер строгой отчетности. При этом ответственное хранение документов индивидуальными предпринимателями зависит от типа бумаг. В бухгалтерской отчетности таковых выделяют несколько:

1. Первичные — получаемые юридическим лицом от контрагентов. На их основании принимаются решения, заключаются сделки и переводятся деньги. Все они имеют установленную законом форму. Договоры, счет-фактуры и акты выполненных работ надо хранить на протяжении 7 лет. Допускается электронный вариант документа. В таком случае в обязательном порядке он подтверждается электронной подписью.
2. Учетные — сюда относится все то, что отражает деятельность ИП. Используя подобные бумаги, контролирующие органы могут проверить определенный этап работы или сделку. Беречь их нужно 5 лет.
3. Бумаги о начислении сотрудникам заработной платы — вне зависимости от статуса и типа юридического лица беречь такие документы надлежит не менее 75 лет.

Кадровая документация — действующая нормативная база, которая определяет места хранения документов ИП, связанные с приемом и увольнением сотрудников. Подобные бумаги носят статус строгой отчетности. Непосредственную ответственность за них несут бухгалтер и генеральный директор. В случае, если речь идет об ИП, имеющим наемных сотрудников, вся ответственность возлагается на него.

Сдача бумаг в архив: не всегда зная, сколько лет ИП должны хранить документы, предприниматели слишком быстро спешат отправить таковые в архив. В большинстве случаев это является административным правонарушением. Перед сдачей архивной документации необходимо убедиться в том, что истек срок ее хранения. Здесь действует простое правило. Срок начала хранения считается 1 января года, следующего за годом появления документа.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Повышенные требования предъявляются государственными органами к месту хранения документов ИП.

С целью обеспечения максимальной сохранности надлежит использовать сейф или отдельное помещение. Если во время проведения проверки будет установлен факт несоответствия помещения или сейфа минимальным требованиям безопасности, то на ИП может быть составлен протокол об административном правонарушении.